Funkcjonowanie przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych jest niejako służbą społecznościom lokalnym, która realizowana jest poprzez dostarczanie wody do spożycia spełniającej wymagania jakościowe oraz oczyszczanie ścieków z zapewnieniem ich bezpiecznego dla środowiska składu. Żeby możliwe było stwierdzenie, czy woda spełnia wymagania jakościowe oraz czy ścieki są bezpieczne dla środowiska, konieczne jest ich badanie. Większość przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych ustanawia w swoich strukturach dział laboratorium, który zapewnia bieżący monitoring jakości produkowanej wody i odprowadzanych do środowiska ścieków. Ponieważ utrzymanie takiego laboratorium jest bardzo kosztowne, zarządzający przedsiębiorstwami wodociągowo-kanalizacyjnymi niejednokrotnie zastanawiają się, jak zoptymalizować tu koszty, nie obniżając zarazem częstotliwości kontroli jakości wody i ścieków w trosce o zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom i środowisku. Jednym z podejść mających zapewnić jednoczesną realizację tych na pozór sprzecznych celów jest podejście procesowe.

Podejście procesowe

Podejście procesowe, które w praktyce zarządzania jest stosowane już od dawna, w obszarze laboratoriów zostało wprost wskazane w ostatnim wydaniu normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02. Zarządzanie procesami stało się więc nieodłącznym elementem funkcjonowania laboratoriów, których większość posiada wdrożony i funkcjonujący system zarządzania oparty na normie ISO 17025. O ile wprowadzone w ten sposób podejście procesowe umożliwia jednoczesną optymalizację czasu, jakości i kosztów realizowanych procesów, o tyle pojawia się pytanie, w jakich obszarach i w jaki sposób można pozyskać wspomniane oszczędności? Niniejszy artykuł opiera się na doświadczeniu autorów zebranym podczas prac nad optymalizacją procesów gospodarczych, w tym procesów w przedsiębiorstwach wodociągowo-kanalizacyjnych.

Chcąc przybliżyć przykładowe możliwości optymalizacji procesów w laboratorium, należy w pierwszym rzędzie odwołać się do pojęcia procesu i głównych zasad podejścia procesowego.

I tak, procesem będziemy nazywać strumień, ciąg, zbiór, sekwencję, sieć, łańcuch, serię lub grupę wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących działań, operacji, czynności, zdarzeń lub zadań. Te natomiast prowadzą do osiągnięcia określonego celu, rezultatu, efektu czy wyniku końcowego, jakim jest dostarczenie produktu (usługi), tworzącego wartość z punktu widzenia odbiorcy (klienta zewnętrznego lub wewnętrznego), zgodnego z jego wymaganiami i oczekiwaniami. W ramach procesu następuje przekształcanie wejścia (zasobów) w wyjścia (produkt procesu, przekazywany do następnych procesów lub klienta finalnego), co przyczynia się do powiększania wartości wytworzonych dóbr „na wyjściu” w stosunku do nakładów poniesionych „na wejściu” (wartość dodana).

Taki proces może być powtarzany, co wyraża się przez możliwość jego zapisania w formie, która pozwala na odczytanie jego przebiegu przez realizatorów. Z kolei podejście procesowe, to przede wszystkim całościowe i horyzontalne spojrzenie na przedsiębiorstwo, które stanowi zbiór procesów wzajemnie się przenikających. Jest to postrzeganie organizacji całkowicie odwrotne do postrzegania w orientacji funkcjonalnej, w której poszczególne działy są odpowiedzialne za swoje zakresy działania, a przez to koncentrują się na realizacji własnych celów, czego częstym efektem jest działanie na szkodę przedsiębiorstwa. Zjawisko takie nazywane jest suboptymalizacją. Następuje ona wówczas, gdy mimo usprawniania części składowych systemu, nie osiąga się optymalnego rezultatu z punktu widzenia systemu jako całości.

Częstotliwość badań a wartość informacyjna ich wyników

Optymalizacja kosztów w laboratorium wymaga więc szerszego spojrzenia na przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne i dostrzeżenia procesów, od których te koszty zależą. Jak wiadomo, do głównych klientów laboratoriów należą klienci wewnętrzni, czyli technologowie działający w stacji uzdatniania wody lub oczyszczalni ścieków. Bardzo często zlecają oni wykonywanie dużej ilości badań, bez względu na to, czy badane wody i ścieki cechują się niestabilnością składu i bez względu na to, czy później wykorzystują oni dostarczone przez laboratorium informacje. Zapytani o zasadność tak dużej częstotliwości wykonywania badań, odpowiadają, że zapewniają im one spokój i stanowią dowód poprawnego działania technologii. Oczywiście jest to argument, ale w większości przypadków krótka analiza wyników z kilku lat pokazuje, że zachwianie stabilności parametrów jakościowych wody czy ścieków występuje sporadycznie. Jeśli nawet pojawiają się jakieś odchylenia, to są one do przewidzenia z racji występowania określonych zdarzeń, jak np. długotrwałe lub silne opady deszczu, awaria sprzętu, czynnik ludzki itp. W rezultacie fakt, że uwidoczniają się one w zrealizowanych badaniach, nie stanowi zaskoczenia. Pojawia się więc pytanie, jaki jest sens ekonomiczny utrzymywania bardzo dużej częstotliwości i zakresu badań przez cały czas działalności? Czy nie wydaje się korzystniejsze ustanowienie elastycznego harmonogramu badań, który będzie realizowany w zależności od ryzyka wystąpienia zanieczyszczenia wody lub niedostatecznego oczyszczania ścieków? Wówczas, bieżąca kontrola składu wody lub ścieków prowadzona byłaby w mniejszym zakresie i z mniejszą częstotliwością, a w przypadku zidentyfikowania potencjalnego zagrożenia zanieczyszczenia wody lub niedostatecznego oczyszczenia ścieków, częstotliwość i zakres badań byłyby zwiększane. Nasze doświadczenie pokazuje, że w każdym przypadku, w którym zastosowano takie rozwiązanie, udało się uzyskać istotne oszczędności finansowe i w żadnym z tych przypadków nie doprowadzono do sytuacji dostarczenia odbiorcom wody złej jakości, jak i nie odprowadzono do środowiska niedopuszczalnie zanieczyszczonych ścieków. Dzięki temu, że przeprowadzono analizę ryzyka oraz analizę wyników badań z kilku lat, dokonano wyboru parametrów, których badania były wykonywane częściej, oraz parametrów, które były badane rzadziej. Ponadto, ustanowiono procedury zwiększania częstotliwości i zakresu badań, które były uruchamiane zawsze wtedy, gdy zidentyfikowano jakiekolwiek zagrożenie, wynikające – jak wspomniano wcześniej – np. z powodu silnych opadów deszczu, awarii na sieci czy awarii w ciągu technologicznym. Te działania, które pozwoliły obniżyć koszty funkcjonowania laboratorium, musiały być jednak podjęte poza nim, czyli w procesach uzdatniania wody albo oczyszczania ścieków.

Warto również zauważyć, że opisane powyżej działanie przyczyniło się nie tylko do zmniejszenia obciążenia laboratorium pracą dla potrzeb własnych przedsiębiorstwa, ale i zwiększyło możliwości realizacji przez laboratorium badań na zlecenie klientów zewnętrznych, co przyniosło przedsiębiorstwu dodatkowe przychody. Przychody te nie miały może dużego udziału w strukturze wszystkich przychodów przedsiębiorstwa, ale chociaż częściowo pokrywały koszty utrzymania własnego laboratorium.

Typową cechą procesów jest, jak wspomniano wcześniej, dostarczanie produktu lub usługi tworzących wartość z punktu widzenia odbiorcy, zgodnych z jego wymaganiami i oczekiwaniami. Z kolei z podejściem procesowym nieodłącznie związany jest tzw. priorytet wartości dodanej. Innymi słowy, przedsiębiorstwo powinno eliminować działania, które są niepotrzebne, za które nikt nie chce płacić, a które generują koszty, angażując czas pracy ludzi, materiały czy urządzenia.

Jak wyeliminować prace nieprzynoszące wartości dodanej

Wymagania i oczekiwania stawiane laboratorium nie pochodzą jedynie od klientów wewnętrznych lub zewnętrznych, ale i w sposób bezpośredni od organów stanowiących, wynikają z przepisów prawa, a także z normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02. Jednym z takich wymagań jest kontrola jakości prowadzonych badań. W ramach tej kontroli wykonywany jest szereg działań, które stanowią potwierdzenie ważności wydawanych przez laboratorium wyników. O ile kontrola jakości wyników badań jest bardzo ważna i laboratorium nie może z niej zrezygnować, o tyle może tak planować tę kontrolę, aby przy jednoczesnym zapewnieniu wiarygodności wyników, wyeliminować prace nieprzynoszące wartości dodanej, a dzięki temu obniżyć koszty kontroli. Przy opracowywaniu planu kontroli jakości możliwe jest bowiem wykorzystanie niezwykle pomocnego i skutecznego narzędzia, którym jest analiza ryzyka. Analiza ta polega na ocenie, jaki poziom ryzyka uzyskania wątpliwego wyniku jest możliwy do zaakceptowania. Okazuje się, że poziom akceptacji tego ryzyka zależy od celu badania. Inny poziom ryzyka oszacujemy bowiem dla badań wykonywanych dla technologa w celu kontroli procesów technologicznych, a inny dla badań wykonywanych w celu oceny jakości wyprodukowanej wody lub oczyszczonego ścieku oraz dla badań wykonywanych na potrzeby obszaru prawnie regulowanego. Zmniejszenie częstotliwości kontroli jakości może wiązać się z koniecznością wycofania wyniku badania w związku z uznaniem go za niewiarygodny, wówczas gdy wynik kontroli jakości nie spełni określonych przez laboratorium kryteriów. Wiadomym jest jednak, że w przypadku badań wykonywanych na potrzeby technologa, który oczekuje badań odzwierciedlających działanie poszczególnych etapów technologii, sytuacja, w której laboratorium nie wyda jednego wyniku w dłuższym okresie (np. raz w roku), nie będzie miała znaczenia. Doświadczenie technologa pozwoli mu na ocenę pracy nadzorowanego przez niego ciągu technologicznego na podstawie innych wyników uzyskanych z laboratorium albo wyników orientacyjnych lub uzyskanych dzień wcześniej/dzień później. Dla laboratorium nieporównywalnie większą konsekwencją, do której nie można dopuszczać, byłoby wycofanie wyniku badania realizowanego na potrzeby obszaru prawnie regulowanego. Trzeba też zaznaczyć, że takie sytuacje nie mają miejsca często, jeśli laboratorium działa rzetelnie i prawidłowo wykonuje badania.

Cały artykuł został opublikowany w nr 4/2019 magazynu Kierunek WODKAN.