Gdy każdy dział pracuje na innych danych

Rozproszenie informacji pomiędzy kilka programów, arkusze i dokumenty utrudnia codzienną pracę. Dane z odczytu trzeba przenieść do rozliczeń, informacje o odbiorcy aktualizować w kolejnych miejscach, a w przypadku reklamacji ustalać historię zdarzeń na podstawie danych pochodzących z różnych źródeł. 

Ręczne przepisywanie informacji zwiększa przy tym ryzyko pomyłek i rozbieżności. Problem dotyczy również obszaru, jakim jest gospodarka wodomierzowa. Dane o urządzeniu pomiarowym, jego lokalizacji, historii oraz odczytach mają bezpośrednie znaczenie dla późniejszego naliczenia należności.  

Od wodomierza do płatności – jeden ciąg informacji 

Spójny system wod-kan powinien wspierać przepływ danych przez kolejne etapy procesu. Odczyt musi zostać powiązany z właściwym urządzeniem, obiektem i odbiorcą, następnie wykorzystany przy rozliczeniu, a później przy wystawieniu faktury. Kolejnym etapem jest obsługa należności i płatności oraz przekazanie odpowiednich informacji do obszaru finansowo-księgowego.  

Tak zorganizowany proces ma znaczenie również dla BOK. Pracownik obsługujący odbiorcę może korzystać z danych dotyczących jego kartoteki, odczytów i rozliczeń bez konieczności każdorazowego kompletowania informacji z kilku niezależnych źródeł.

GW-MAX – integracja procesów w przedsiębiorstwie wod-kan

Przykładem rozwiązania wpisującego się w taki model jest GW-MAX– system dla wodociągów i przedsiębiorstw komunalnych. Obejmuje m.in. ewidencję urządzeń pomiarowych, gospodarkę wodomierzową, odczyty, kartoteki kontrahentów i obiektów, rozliczenia, generowanie dokumentów sprzedażowych, pracę mobilną oraz obsługę klienta.  

Ważnym obszarem jest rozliczanie wody i ścieków na podstawie zgromadzonych w systemie informacji. GW-MAX wspiera również obsługę płatności oraz integrację z systemami finansowo-księgowymi. Pozwala to zachować ciągłość danych pomiędzy procesami realizowanymi przez różne działy przedsiębiorstwa.

Wspólne dane usprawniają pracę wielu działów

Korzyść z integracji nie sprowadza się wyłącznie do ograniczenia liczby używanych narzędzi. Istotne jest stworzenie spójnego obiegu informacji: od urządzenia pomiarowego i odczytu, przez naliczenie oraz fakturę, aż po płatność i późniejszą obsługę odbiorcy.  

Ograniczenie ręcznego przenoszenia danych zmniejsza ryzyko niespójności, a dostęp do wspólnych informacji ułatwia współpracę pomiędzy działami technicznymi, rozliczeniowymi, BOK, księgowością i IT. 

Cyfryzacja przedsiębiorstwa wod-kan daje największe korzyści wtedy, gdy obejmuje cały proces, a nie wyłącznie jego pojedyncze elementy. Połączenie gospodarki wodomierzowej, odczytów, rozliczeń, faktur, płatności i obsługi odbiorców pozwala budować jedno źródło danych, z którego korzysta cała organizacja. Dzięki temu informacja wprowadzona na jednym etapie może być wykorzystywana w kolejnych – bez tworzenia niepotrzebnych barier pomiędzy działami.